Inbox Zero

So. Was haben wir aus den Beiträgen der letzten Tage gelernt? Selbst wenn man sich in der Freizeit viel vor nimmt muss man es irgendwie schaffen den Überblick zu behalten. Ein klein wenig Struktur und Ordnung kann dabei schon helfen. Ohne meinen Google Kalender wäre ich schon lange aufgeschmissen.

Für den Posteingang (E-Mails & Post) habe ich ein einfaches Konzept. Ich schiebe nicht gerne Sachen vor mir her, daher versuche ich viele Dinge immer gleich oder zeitnah zu erledigen. E-Mail und Post beantworte ich eigentlich täglich. Trotzdem bleiben immer wieder Mails übrig, die nicht erledigt sind. Jetzt könnte man diese Mails als ungelesen markieren, doch so eine Markierung geht schnell mal verloren. Daher verfolge ich hier ein anderes Prinzip, das klar in Richtung ‚Inbox Zero‘ geht.

Ich versuche eigentlich einen leeren Posteingang zu haben. Dabei verzichte ich zu Hause weitestgehend auf Unterordner. Zu Hause habe ich eigentlich im Prinzip vier Ordner: Posteingang, 2DO, Einkaufen und Gelöscht. Alles was ich gelesen habe und nicht wichtig ist, wird gelöscht. Wichtige Mails schiebe ich in 2DO, damit ich auf die zurückgreifen kann und diese nicht versehentlich gelöscht werden. Alles was mit Einkaufen oder Bestellen im Internet zu tun hat, kommt in meinen Einkaufen Ordner, so lange bis die Bestellung eingetroffen ist. Und alles was ich nicht gleich erledigen kann, verbleibt im Posteingang. Das ist dann meist relativ wenig. Zum Beispiel: Ein Gutschein, der in den nächsten 3 Tagen eingelöst werden kann. Daher starte ich eigentlich täglich mit einem fast leeren Posteingang. Dass sich hier mal mehr wie zehn ungelesen Mails sammeln kommt selten vor.

Mit der Post verhält es sich nicht anders. Auspacken. Rechnungen gleich bezahlen. Dann entscheiden: Werbung, unwichtiges oder gelesenes wandert in den Papierkorb. Wichtige Unterlagen oder was zum aufheben ist, kommt in die Schublade für wichtige Dokumente. Die Schublade wird drei bis vier Mal im Jahr ‚aufgelöst‘ und die entsprechenden Dokumente in meine Ordner eingeheftet. Somit bleibt auch hier nichts liegen bzw. wird nichts vergessen und man kann leicht den Überblick behalten.

Sowohl analog als auch digital gibt es aber manchmal auch Dinge die nicht sofort erledigt werden müssen/können. Dafür habe ich dann eine(!) digitale Kurznotiz am Desktop bei der ich dann noch Kleinigkeiten notiere. Beispielsweise auch Ideen für die nächsten Blogeinträge. Ein Grundsätzliches Problem bleibt: Weil ich mich auf das System so sehr verlasse, wird alles mehr oder weniger sofort vergessen, wenn ich es nicht aufschreibe.